Office Manager (m/w/d) bei der adminster ag

Wir sind Treuhänder, welche auf die digitale Buchführung spezialisiert sind. Unser Ziel ist es, das Maximum aus der Digitalisierung herauszuholen, um dem Kunden die Fleissarbeit abzunehmen. Als Fachexpertinnen und Fachexperten stehen wir unserer Kundschaft mit Expertise beratend zur Seite. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n engagierte/n und organisierte/n Office Manager/in, der/die uns bei der täglichen Büroorganisation unterstützt.

Wir suchen ab Mitte Juli 2026 eine neue Office Managerin oder ein neuer Office Manager. Am besten wäre es, wenn du jeden Tag bei uns im Büro sein kannst und sich dein Pensum über die Woche verteilt.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Office Management

• Wöchentlicher Einkauf (Früchte, Milch etc.)
• Bestellungen Büromaterial
• Büroorganisation (Reinigung Kaffeemaschine, Pflanzen giessen)
• Post- und Telefondienst
• Adressverwaltung
• Organisation von Teamevents, Geburtstagskarten etc.
• Auf Wunsch Terminkoordination für die GL & ML
• Unterstützung bei einfachen Buchhaltungsaufgaben
• Fakturierung, einfache Buchführungsarbeiten

HR

• Unterstützung On- und Offboarding für neue und bestehende MA
• Erstellung und Organisation von internen Umfragen und den Jahresgesprächen
• Aktualisierungen im Personalreglement treffen

IT

• Ansprechperson für alle IT-Belangen
• Microsoft admin center verwalten (zum Beispiel neue Postfächer hinzufügen, Lizenzen erwerben und zuteilen, neue MA erfassen etc.)
• Verwaltung Teams admin center inkl. Steuerung Teams-Telefonie
• Erwirtschaften und Installation von neuen Geräten
• Unterstützung bei der Implementation von neuer Software (testen)
• Aktualisierungen im IT-Sicherheitskonzept treffen

Marketing

• Blogbeiträge verfassen und posten
• LinkedIn-Beiträge verfassen und posten
• Einfache Änderungen auf der Webseite treffen, grössere Projekte in Zusammenarbeit mit der Agentur.
• Koordination Google Ads & SEO-Kampagnen mit der Agentur
• Newsletter aufbereiten und versenden

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder Studentin/ Student Betriebswirtschaft, Wirtschaftsinformatik
• Erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, HR oder Assistenz von Vorteil
• Hohe Serviceorientierung und Freude daran, intern als zentrale Anlaufstelle zu agieren
• Idealerweise hohe Affinität zu IT-Themen sowie Interesse an Tools und Systemen (z. B. Microsoft 365, Teams, Admin Center)
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Persönliche Eigenschaften

• Zuverlässig, diskret und verantwortungsbewusst
• Flexibel und bereit in verschiedenen Bereichen mitzudenken und zu unterstützen
• Freude an abwechslungsreichen Aufgaben in einem jungen Team und dynamischem Umfeld

Was wir bieten

• Ein modernes und digitales Arbeitsumfeld in einem dynamischen Team
• Attraktive Anstellungsbedingungen und flexible Arbeitszeiten
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Eine zentrale Lage in Zürich mit guter Verkehrsanbindung
• Ein offenes und kollegiales Arbeitsklima

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung an simon.cena@adminster.ch

Art der Stelle: Pensum: 40-60%, Festanstellung

Arbeitsort: Vor Ort