Au sein d'un environnement privé de standing, vous rejoignez une structure de support dédiée à l'organisation et à la coordination des activités entourant une famille privée. L’équipe du bureau accompagne les managers et les équipes opérationnelles dans la gestion quotidienne de leurs missions et veille à la fluidité des opérations.

En tant qu'Executive Office Coordinator, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement du bureau. Véritable relais administratif et organisationnel, vous assurez la coordination des activités, facilitez les échanges entre les différents interlocuteurs et contribuez à maintenir les plus hauts standards de service, d'efficacité et de confidentialité.

Office Management & Coordination

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau et veiller à la qualité de l'environnement de travail ;

• Coordonner les services généraux, les fournisseurs et les besoins logistiques ;

• Organiser les réunions, déplacements professionnels et événements internes ;

• Participer à la gestion des besoins administratifs et opérationnels des équipes.

Support Administratif & Organisationnel

• Assurer un support administratif auprès des managers et des équipes ;

• Préparer différents supports, documents et présentations ;

• Suivre les échéances, les actions en cours et les sujets transverses ;

• Faciliter la coordination entre les différents interlocuteurs internes et externes.

Support Opérationnel

• Participer à diverses initiatives et projets internes ;

• Accompagner certaines activités administratives liées à la gestion des équipes ;

• Apporter un soutien flexible sur des sujets variés en fonction des priorités et des besoins opérationnels ;

• Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation et des processus.

• 
  Expérience réussie dans une fonction d'Office Management, de coordination administrative ou de support exécutif ;

• Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités ;

• Sens du service, réactivité et esprit d'initiative ;

• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément avec rigueur et efficacité ;

• Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles ;

• Grande discrétion et parfaite maîtrise de la confidentialité ;

• Français et anglais courants, à l'écrit comme à l'oral ; la langue russe serait un atout.

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.